Productgegevens uit PDF's automatisch verwerken gaat in vier stappen: gestructureerd uitlezen, normaliseren naar jouw productstructuur, je eigen prijsregels toepassen en controleren vóórdat het in je ERP of webshop komt. De haalbaarheid hangt vooral af van hoe consistent de PDF's zijn opgebouwd.
Veel groothandels en webwinkels krijgen productinformatie van leveranciers als PDF: catalogi, prijslijsten, specificatiebladen. Iemand neemt die gegevens over in het ERP-systeem of de webshop, rekent inkoopprijzen om naar verkoopprijzen en zoekt de juiste afbeeldingen erbij. Bij elke nieuwe lijst opnieuw.
Waarom handmatig overnemen zo duur is
- Het kost tijd die steeds terugkomt: elke nieuwe collectie of prijswijziging.
- Fouten werken direct door in je prijzen en marges.
- De rekenregels zitten in het hoofd van één medewerker.
De vier stappen van een automatische verwerking
- Extractie: tekst, tabellen en afbeeldingen worden gestructureerd uit de PDF gehaald. Digitale PDF's zijn goed uit te lezen; gescande documenten vragen tekstherkenning en meer controle.
- Transformatie: velden worden vertaald naar jouw productstructuur — artikelnummers, omschrijvingen, eenheden, categorieën.
- Bedrijfslogica: je verkoopprijsberekening (marges, afrondingen, staffels) wordt vastgelegd in code. Zo rekent elke lijst exact hetzelfde.
- Controle en import: afwijkingen worden zichtbaar gemaakt vóór de import. Pas daarna gaan de producten naar je ERP, bijvoorbeeld Exact, of je webshop.
Wat is haalbaar?
De belangrijkste vraag is hoe consistent de bronbestanden zijn. Gebruikt een leverancier steeds dezelfde opmaak, dan is automatische verwerking zeer betrouwbaar. Wisselt de opmaak per document, dan bouwen we per leverancier een profiel of combineren we de verwerking met een controlestap. Daarom beoordelen we altijd eerst echte voorbeeldbestanden.
Een voorbeeld uit de praktijk
In de ERP Product Data Automation-case leest software productgegevens en afbeeldingen uit PDF-documenten, berekent verkoopprijzen volgens vaste regels en importeert de producten in Exact. Nieuwe productdocumenten doorlopen sindsdien hetzelfde herhaalbare proces.
Benieuwd of jouw leveranciersbestanden geschikt zijn? Stuur een paar voorbeelden mee met je aanvraag — dan krijg je een eerlijke inschatting. Lees ook hoe we data-automatisering aanpakken.
Uit de praktijk
Zo hebben we het gebouwd.
Een echt project waarin dit onderwerp centraal stond: probleem, aanpak, architectuur en resultaat.
Veelgestelde vragen.
Ja, met tekstherkenning (OCR), maar de betrouwbaarheid is lager dan bij digitale PDF's. We bouwen dan extra controles in.
Ja. Gestructureerde bestanden zoals Excel, CSV en XML zijn zelfs eenvoudiger te verwerken dan PDF's.
Ja. Afbeeldingen kunnen uit de PDF worden gehaald, gekoppeld aan het juiste artikel en mee geïmporteerd.