Exact Online heeft een REST API waarmee je onder andere artikelen, relaties, verkooporders en boekingen kunt lezen en schrijven. Een koppeling meldt zich aan via OAuth 2.0, houdt rekening met de limieten op het aantal API-aanroepen en valideert gegevens vóórdat ze in je administratie terechtkomen.
Steeds meer bedrijven willen hun webshop, Excel-lijsten, leveranciersbestanden of maatwerksoftware koppelen aan Exact Online. Dat scheelt overtypen en voorkomt fouten. Maar een goede Exact-koppeling is meer dan "data versturen": je werkt met een boekhouding, dus elke fout werkt door.
Hoe een Exact Online-koppeling technisch werkt
- Authenticatie: de koppeling wordt eenmalig geautoriseerd door een gebruiker met de juiste rechten (OAuth 2.0). Daarna werkt ze met tokens die periodiek worden vernieuwd — dat moet de koppeling betrouwbaar zelf regelen.
- Divisie (administratie): elke aanroep hoort bij een specifieke administratie. Bij meerdere administraties moet de koppeling weten welke data waar thuishoort.
- Lezen en schrijven: via REST-endpoints haal je bijvoorbeeld artikelen en relaties op, en maak je verkooporders, facturen of artikelen aan.
- Synchronisatie: alleen wijzigingen ophalen sinds de vorige run houdt het snel en voorkomt dat je onnodig veel aanroepen doet.
Limieten: waarom een koppeling slim moet plannen
Exact Online beperkt het aantal API-aanroepen per tijdseenheid. Een koppeling die bij elke wijziging losse aanroepen doet, loopt bij grotere volumes tegen die grens aan. Daarom bundelen we waar mogelijk, werken we met wachtrijen en houden we bij welke records al verwerkt zijn.
Valkuilen die we vaak tegenkomen
- Dubbele boekingen. Komt een order twee keer binnen, dan mag er geen tweede verkooporder ontstaan. Idempotente verwerking — herkennen wat al verwerkt is — is essentieel.
- Stil falen. Een verlopen token of een gewijzigd artikelnummer, en de koppeling stopt zonder dat iemand het merkt. Logging en meldingen horen er standaard bij.
- Mapping van btw, eenheden en grootboekrekeningen. Wat in de webshop "21%" heet, moet in Exact de juiste btw-code zijn.
- Artikelen die nog niet bestaan. Een order met een onbekend artikel moet je tegenhouden of eerst het artikel aanmaken — niet half verwerken.
Validatie vóór import
De belangrijkste ontwerpkeuze: controleer gegevens vóórdat ze Exact bereiken. Ontbrekende velden, onbekende relaties of afwijkende prijzen worden tegengehouden en gemeld, met genoeg informatie om ze op te lossen. Zo blijft je administratie schoon. In onze case met PDF-productdata naar Exact gebeurt precies dat: brondata wordt uitgelezen, doorgerekend en pas na controle geïmporteerd.
Welke systemen kun je koppelen?
In principe elk systeem dat gegevens kan leveren: webshops zoals WooCommerce, Excel- en CSV-bestanden, PDF-documenten van leveranciers, CRM-systemen en maatwerksoftware. Bekijk de mogelijkheden bij Exact-koppeling laten maken.
Exact en Exact Online zijn merken van Exact. Hollands Techniek (en ons merk ExactCode) is een onafhankelijke ontwikkelpartij en geen officieel product van Exact.
Uit de praktijk
Zo hebben we het gebouwd.
Een echt project waarin dit onderwerp centraal stond: probleem, aanpak, architectuur en resultaat.
Veelgestelde vragen.
Voor API-toegang moet je abonnement dat ondersteunen en moet een gebruiker met voldoende rechten de koppeling autoriseren. We controleren dit in de verkenning.
Vaak wel bijna-realtime, bijvoorbeeld elke paar minuten of via webhooks waar beschikbaar. Hoe vaak precies, stemmen we af op je volume en de API-limieten.
Een goede koppeling zet berichten in een wachtrij en probeert het later opnieuw, zonder dubbele boekingen. Blijvende fouten worden gemeld.